अगर आप सोच रहे हैं कि वित्तीय वर्ष के अंत की तैयारी करना महत्वपूर्ण है या नहीं, तो हम आपको यह स्पष्ट कर देते हैं। अगर आप चाहते हैं कि आपका व्यवसाय आगे बढ़े और राजस्व अर्जित करे, तो हाँ, वित्तीय वर्ष के अंत की तैयारी करना वास्तव में महत्वपूर्ण है। आपको लग सकता है कि आपका व्यवसाय फल-फूल रहा है, लेकिन आपको अपने लेनदारों, सरकारी एजेंसियों, निवेशकों और शेयरधारकों के सामने यह साबित करना होगा।
भले ही आप अपनी प्रगति को रोजाना ट्रैक कर रहे हों और हर चीज पर नजर रख रहे हों, फिर भी वित्तीय वर्ष के अंत की तैयारी न केवल एक उद्योग के लिए बल्कि हर व्यवसाय के लिए बेहद महत्वपूर्ण है। अगर आप इस बारे में सुनिश्चित नहीं हैं कि इसे कैसे करना है, तो आइए हम आपको यह समझने में मदद करें कि आप अपने वित्तीय वर्ष के अंत की योजना कैसे बना सकते हैं।
वर्ष के अंत का अर्थ
सरल शब्दों में, वर्ष-अंत एक शब्द है जिसका उपयोग उन लेखांकन दस्तावेजों का वर्णन करने के लिए किया जाता है जो किसी व्यवसाय के वित्तीय वर्ष के वर्ष को समाप्त करने के लिए आवश्यक होंगे। आपके व्यवसाय को कुछ दस्तावेज जमा करने होंगे, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस प्रकार का व्यवसाय चला रहे हैं। भले ही आपको कम से कम दस्तावेज जमा करने होंगे, चाहे वह कोई भी हो, HMRC को कॉर्पोरेट टैक्स रिटर्न फाइल और कंपनी हाउस को संक्षिप्त खाता।
वर्ष के अंत के खाते हमेशा सार्वजनिक रूप से उपलब्ध रहते हैं और इन दस्तावेजों की जांच सभी संभावित निवेशकों, ऋणदाताओं, शेयरधारकों द्वारा की जाएगी, जो आपकी कंपनी के लिए काम करना चाहते हैं और आपको ऋण देना चाहते हैं।
कॉर्पोरेट टैक्स रिटर्न का मतलब: इसका मतलब है कि आपने उस वित्तीय वर्ष में कितनी आय अर्जित की है और साथ ही कर छूट के साथ-साथ खर्च भी। सुनिश्चित करें कि आंकड़े सही हैं, आंकड़ों का सटीक होना बेहद ज़रूरी है। इससे आप बचे हुए लाभ को देख पाएंगे जिसका उपयोग बाद में आपकी कंपनी द्वारा चुकाए जाने वाले कॉर्पोरेट टैक्स का विश्लेषण करने के लिए किया जाएगा।
संक्षिप्त खातों का अर्थ: ये खाते आपको आपकी कंपनी के वित्त के बारे में एक स्पष्ट तस्वीर देंगे, इसमें आपके द्वारा खोई या अर्जित की गई सभी राशि, आपकी कंपनी के पास मौजूद संपत्तियां, नकदी, लेनदारों के साथ-साथ देनदार भी शामिल होंगे।
वित्तीय वर्ष समाप्ति के लिए कैसे तैयार हों?
एक बार जब आप वित्तीय वर्ष के अंत के लिए तैयार हो जाते हैं, तो खातों को दाखिल करने के लिए तैयार हो जाएँ। याद रखें, इसमें बहुत सारा काम शामिल होगा। आपको इसके लिए ज़रूरी दस्तावेज़ और जानकारी जुटानी होगी। क्या आप अभी भी सोच रहे हैं कि आपको किन ज़रूरी कदमों का ध्यान रखना होगा? तो पढ़ते रहिए, हमने आपके लिए उन सभी को कवर किया है।
सभी अवैतनिक चालानों का ध्यान रखें और बकाया राशि का भुगतान करें
अपने वित्तीय वर्ष के अंत की पुस्तक को यथासंभव सही रखें। कुछ भी न चूकें। आपको यह पता लगाना होगा कि आपके पास क्या है और स्टेटमेंट बुक में कौन सी चीजें गायब हैं। उन चालानों को देखें जिन्हें आप भुगतान करने से चूक गए हैं और साथ ही स्टेटमेंट पर राशियों की भी जांच करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि दोनों राशियाँ एक-दूसरे से मेल खाती हैं। यदि कोई बकाया है तो उसका भुगतान करें और उसे स्टेटमेंट में जोड़ें। यदि आपको कोई त्रुटि या विसंगतियां दिखती हैं, तो त्रुटि होने के कारणों की तलाश करें और वित्तीय वर्ष के अंत का विवरण जमा करने से पहले उसे सुलझाने का प्रयास करें।
अपने सभी स्टॉक की गणना करने का समय
अगर आपकी कंपनी के पास स्टॉक है, तो उसे भी सावधानी से संभालने का समय आ गया है। इन्वेंट्री में अपने स्टॉक की जांच करके शुरुआत करें, स्टॉक के लिए पूरी इन्वेंट्री चेक करें और पता लगाएं कि क्या कोई विसंगतियां हैं। इसे अपने रिकॉर्ड से जांचें। अगर आपको कुछ समस्याएं दिखती हैं और कुछ स्टॉक गायब है, तो आपको यह मूल्यांकन करने की कोशिश करनी चाहिए कि क्या कमी हुई और उसका पता लगाने की कोशिश करनी चाहिए। अगर आप ऐसा नहीं कर सकते हैं तो इसे स्टॉक लॉस के रूप में जोड़ें और इसे लॉस कैटेगरी में रखें।
खर्चों को व्यवस्थित करने का समय आ गया है
खर्च और रसीदें हमेशा सही जगह पर होनी चाहिए। अपने कर्मचारियों से खर्चों की सभी रसीदें जमा करने के लिए कहें, यह समय लेने वाला है, लेकिन यह आवश्यक है। आपको अपने व्यवसाय के खर्चों की जांच करने के लिए इसमें कुछ समय लगाना होगा जो लाभ से कट जाते हैं। और इसका मतलब है कि आपकी कंपनी को कम कर देना होगा। यहां तक कि परिवहन लागत या दोपहर के भोजन की लागत जैसे खर्चों को भी ध्यान में रखना चाहिए। ये खर्च छोटे खर्च लग सकते हैं, लेकिन साल भर में ये चीजें एक बड़ा अंतर पैदा कर सकती हैं। HMRC के अनुसार व्यवसाय के नाम पर किया गया व्यय पूरी तरह से व्यवसाय के उपयोग के लिए ही होता है।
कर्मचारी डेटा की भी जांच करना न भूलें
एक और बात जिस पर काम करना है, वह है कर्मचारियों का डेटा सटीक रूप से प्राप्त करना। यह नियोक्ता ही है जो किसी भी तरह के आयकर मुद्दों के लिए खाता रखेगा, न कि कर्मचारी और राष्ट्रीय बीमा योगदान। ऐसा कुछ न होने दें, अपने कर्मचारियों के डेटा के बारे में अपडेट रहें ताकि उन्हें बाद में वापस आने के लिए अपने वेतन का निपटान करने में परेशानी न हो।
कंपनी के लिए कागजी कार्रवाई दाखिल करने का समय
रिकॉर्ड रखना अकाउंटेंट का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। सुनिश्चित करें कि हर कागजी कार्रवाई क्रम में और अच्छी तरह से व्यवस्थित हो ताकि जब समय आए तो आपके पास सभी कागजी कार्रवाई आसानी से उपलब्ध हो। यह कागजी कार्रवाई ऑनलाइन या हार्ड कॉपी दोनों हो सकती है। अगर आपके पास ऐसी कोई कागजी कार्रवाई तैयार नहीं है, तो आपको सक्रिय होना चाहिए और आपूर्तिकर्ताओं के स्टेटमेंट के साथ-साथ अपना बैंक स्टेटमेंट भी इकट्ठा करना चाहिए। सुनिश्चित करें कि जब HMRC सवाल पूछे, तो आप हर चीज के साथ तैयार हों और उन्हें सबूत भी दिखाने के लिए तैयार हों।
एक टीम के रूप में काम करें और तैयारी शुरू करें
साल के अंत में वित्तीय योजना बनाने का काम सिर्फ़ एक व्यक्ति को न सौंपें। सभी विभागों की जिम्मेदारी है कि वे अपने दस्तावेज़ समय पर जमा करें और जब भी ज़रूरत हो, उनके साथ तैयार रहें। हर विभाग को रसीद के साथ अपनी व्यय रिपोर्ट जमा करने के लिए कहें, फिर आपूर्तिकर्ता अनुबंध प्राप्त करें, साथ ही गुम हुए चालान भी खोजें। जल्दी शुरू करना बेहतर है ताकि सभी के पास पूरी दक्षता के साथ रिपोर्ट तैयार करने के लिए पर्याप्त समय हो। अंत में, खातों को संभालने वाली टीम सब कुछ एक साथ ला सकती है।
